Egy közép-európai logisztikai cég napi 4-6 órás manuális Excel-átviteleit megszüntettük: SAP ERP-ből REST/OData interfész, és egy Next.js admin felület a napi műveletekhez. A backoffice csapat 3 fő munkaerőt nyert vissza más feladatokra.
Háttér
Az ügyfél egy 80-100 fős regionális logisztikai cég, 50+ fős backoffice csapattal. Központi rendszer SAP S/4HANA, a köré épült WMS (saját fejlesztésű), egy harmadik fél fuvar-tracking platformja, és egy Excel-alapú KPI-riportoló környezet.
A backoffice csapata napi 4-6 órát töltött különböző rendszerek közötti adat-átvitellel: Excel exportok SAP-ből, manuális ellenőrzés, beemelés a WMS-be, riportok generálása. A hibalehetőség minden átvitelen ott volt, és a múlt évben két nagy szállítmány-rendelési hiba (kb. 8M Ft összértékű) volt visszakövetve manuális Excel-műveletre.
Kihívás
Az ügyvezetés három célt fogalmazott meg: 1) a manuális Excel-átvitelek megszüntetése, 2) a backoffice munkaóra 30%-os csökkentése, 3) audit-trail minden adatmozgáson, hogy a következő ISO 9001 audit ne legyen tűzoltás.
A kihívás nem a technológia volt: SAP REST/OData interfész és Next.js admin standard megoldás. A nehézség: 50+ fős backoffice csapat napi munkáját kell érintetlenül átállítani, közben az ISO audit év végéig megérkezik. Nincs lehetőség lassú, két hónapos UAT-ra.
Megközelítés
Phased rollout-ot terveztünk: nem egyszerre álltunk át az új rendszerre, hanem 3 hullámban: először a legmagasabb hibaarányú folyamat (szállítási értesítő → fuvarvállalat), majd a számlázási adat-átvitel, végül a KPI-riportoló környezet. Minden hullám 4-5 hetes volt, dedikált UAT csoporttal.
A discovery fázisban (3 hét) feltérképeztük az összes manuális átvitelt: 23 különálló folyamat, ebből 8 napi, 11 heti, 4 havi. Priorizáltuk a hibaarány × érintett munkaóra alapján — a top 5 lefedte a manuális munka 78%-át.
Megoldás
Két fő építőelem. (1) SAP oldalon ABAP-fejlesztés és OData service-ek: 5 új OData entity (Order, Shipment, Invoice, Customer, KPI), mindegyik publikus a Gateway-en keresztül. ABAP-customizing audit-trail tábla minden írási műveletre. (2) Next.js admin felület TypeScript-tel és Tailwind-del: 6 fő view (Daily ops, Shipments, Invoices, KPI, Audit, Settings), role-based access control (NextAuth + Microsoft Entra ID SSO).
Az integráció REST/OData fölött megy, az admin felület serverless API route-okon keresztül hív a SAP-felé. A read-műveletek cache-elve 5-15 perces TTL-lel (az adat-frissesség elfogadható, a SAP nem terhelhető túl). Write-műveletek közvetlen pass-through, audit logolással.
Technológiai döntések
A SAP oldalon ABAP-ot használtunk a publikus OData service-ek implementálására — ez a legkevésbé invazív megoldás, és a meglévő customizing-csapat tovább tudja vinni. SAP CPI (Cloud Platform Integration) is opció lett volna, de az licensz-kérdés és a megrendelő on-prem szeretett volna maradni.
A frontend Next.js + TypeScript a SAP UI5 / Fiori helyett, mert: 1) a Next.js stack a megrendelő-spec, 2) a Fiori fejlesztési ciklus lassabb és a hands-on tudás nálunk Next.js oldalon erősebb, 3) az admin felület integrációja külső identity provider-rel (Microsoft Entra) egyszerűbb Next.js-en. A backend PostgreSQL audit log tárolásra (nem az SAP DB-jébe írunk audit-rekordokat).
Buktatók
Az egyik leghosszabb buktató: a SAP customizing-csapat eredeti becslése a Gateway konfigurációra 1 hét volt — végül 3,5 hetet vett igénybe, mert a SAP Gateway service registration-jában volt egy szervezet-specifikus role-eltérés, ami nem volt dokumentálva.
A második: az SSO integráció Microsoft Entra ID-vel. Az IT csapat kéthetes turn-around időt adott minden konfig-változtatásra. A workaround: dedikált test tenant-ot kértünk, ahol mi konfiguráltunk, és csak a végén álltunk át a production-re.
A harmadik: a backoffice csapat egy része ellenállt a változásnak. A 'mindig így csináltuk' hozzáállás miatt az első hullám UAT-ja 2 hetet csúszott. A megoldás: dedikált change champion a csapaton belül, akit közvetlenül bevontunk a wireframe-fázisba.
Eredmények
A go-live után 6 hónappal a számok: a 23 azonosított manuális átvitelből 18 megszűnt, 3 részben automatizált, 2 továbbra is manuális (alacsony prioritás). A napi backoffice munkaóra-megtakarítás csapatszinten 22 óra (kb. 3 FTE), ezeket a kollégákat más, magasabb-érték feladatokra (vendor management, KPI elemzés) tudták átirányítani.
A hibás szállítási rendelések száma a 6 havi historikus átlaghoz képest 84%-kal csökkent (havonta 12-15 hiba helyett 2-3). Az ISO 9001 audit átment, az auditor külön megemlítette az audit-trail rendszert. A KPI-dashboard real-time, az ügyvezetés napi szinten követi (a havi Excel-riport megszűnt).
Stack
Nem fasciálódtunk a technológiától: konkrét megoldást vártunk a konkrét folyamatokra. A phased rollout volt a kulcs — ha egyben akartuk volna, valószínűleg leállt volna a műhely.
COO — Logisztikai cég
Az idézet a tipikus ügyfél-feedbacket reprezentálja, nem szó szerinti idézet.
Kapcsolódó
Belső dashboard 200+ felhasználónak, RBAC-szel és SAP S/4HANA-integrációval, Next.js + Microsoft Entra ID SSO-val. A heti KPI-riport készítés 6 óráról 0-ra csökkent.
RészletekManuális lead-kezelést és emailes ügyfél-flow-t váltottunk Next.js webshopra WooCommerce katalógussal, n8n + OpenAI lead-osztályozóval. A sales 30-40 percnyi napi adminisztrációt nyert vissza.
RészletekAz esettanulmányok valós projektek alapján készültek, anonimizálva az ügyfelek kérésére. A számok közelítések; a konkrét üzleti adatok titoktartás alatt állnak.