Wir haben bei einem mitteleuropäischen Logistikunternehmen 4–6 tägliche Stunden manueller Excel-Übertragungen eliminiert: REST/OData-Schnittstellen aus SAP ERP und eine Next.js-Admin-Oberfläche für das Tagesgeschäft. Das Backoffice-Team gewann 3 Vollzeitstellen für andere Aufgaben zurück.
Hintergrund
Der Kunde ist ein regionales Logistikunternehmen mit 80–100 Mitarbeitenden und einem 50-köpfigen Backoffice-Team. Zentrales System ist SAP S/4HANA, umgeben von einem WMS (Eigenentwicklung), einer externen Sendungsverfolgungsplattform und einer Excel-basierten KPI-Berichterstattung.
Das Backoffice verbrachte täglich 4–6 Stunden mit Datenübertragungen zwischen den Systemen: Excel-Exporte aus SAP, manuelle Prüfungen, Import ins WMS, Reporterstellung. An jeder Übertragung lauerten Fehler, und im vergangenen Jahr gingen zwei große Fehldispositionen bei Sendungen (mit einem Gesamtwert von rund 8 Mio. HUF) auf manuelle Excel-Vorgänge zurück.
Herausforderung
Die Geschäftsführung setzte drei Ziele: 1) manuelle Excel-Übertragungen eliminieren, 2) die Backoffice-Stunden um 30 % reduzieren, 3) für jede Datenbewegung einen Audit-Trail erzeugen, damit das anstehende ISO-9001-Audit nicht zur Feuerwehrübung wird.
Die Schwierigkeit lag nicht in der Technologie: SAP-REST/OData-Schnittstellen und ein Next.js-Admin-Tool sind Standard. Die Herausforderung bestand darin, das Tagesgeschäft eines 50-köpfigen Backoffice-Teams störungsfrei umzustellen, während zum Jahresende das ISO-Audit anstand. Für einen zweimonatigen UAT war kein Raum.
Vorgehen
Wir planten einen gestaffelten Rollout: keine Umstellung auf einmal, sondern drei Wellen: zuerst der fehleranfälligste Prozess (Versandbenachrichtigung → Frachtführer), dann die Rechnungsdatenübertragung, schließlich die KPI-Berichtsebene. Jede Welle lief 4–5 Wochen mit einer eigenen UAT-Gruppe.
In der Analysephase (3 Wochen) erfassten wir jede manuelle Übertragung: 23 einzelne Prozesse, davon 8 täglich, 11 wöchentlich, 4 monatlich. Priorisiert wurde nach Fehlerquote × betroffenen Personenstunden — die Top 5 deckten 78 % des manuellen Arbeitsaufwands ab.
Lösung
Zwei Hauptbausteine. (1) SAP-seitige ABAP-Entwicklung und OData-Dienste: 5 neue OData-Entitäten (Bestellung, Sendung, Rechnung, Kunde, KPI), jede über das Gateway freigegeben. Das ABAP-Customizing erzeugt für jeden Schreibvorgang eine Audit-Trail-Tabelle. (2) Next.js-Admin-Oberfläche mit TypeScript und Tailwind: 6 Hauptansichten (Tagesbetrieb, Sendungen, Rechnungen, KPI, Audit, Einstellungen), rollenbasierte Zugriffskontrolle (NextAuth + Microsoft Entra ID SSO).
Die Integration läuft über REST/OData; die Admin-Oberfläche ruft SAP über Serverless-API-Routen auf. Lesezugriffe werden 5–15 Minuten gecacht (die Datenaktualität ist ausreichend, SAP darf nicht überlastet werden). Schreibzugriffe erfolgen als direktes Pass-through mit Audit-Protokollierung.
Technische Entscheidungen
SAP-seitig verwendeten wir ABAP für die öffentlichen OData-Dienste — die am wenigsten invasive Option, die das bestehende Customizing-Team weiterführen kann. SAP CPI (Cloud Platform Integration) war eine Option, aber die Lizenzierung war ein Problem, und der Kunde wollte On-Premises bleiben.
Frontend Next.js + TypeScript statt SAP UI5 / Fiori, weil: 1) Next.js der unternehmensweite Stack ist, 2) der Fiori-Entwicklungszyklus langsamer ist und die praktische Expertise auf unserer Next.js-Seite stärker liegt, 3) die Integration eines externen Identity-Providers (Microsoft Entra) in Next.js einfacher ist. PostgreSQL trägt das Audit-Log (wir schreiben keine Audit-Datensätze in die SAP-Datenbank).
Stolpersteine
Eine der langwierigsten Hürden: Die ursprüngliche Schätzung des SAP-Customizing-Teams für die Gateway-Konfiguration lag bei 1 Woche — tatsächlich dauerte es 3,5 Wochen, weil bei der Gateway-Dienstregistrierung eine organisationsspezifische Rollen-Inkonsistenz vorlag, die nicht dokumentiert war.
Die zweite: SSO-Integration mit Microsoft Entra ID. Die IT-Abteilung hatte bei jeder Konfigurationsänderung einen zweiwöchigen Vorlauf. Die Lösung: Wir baten um einen eigenen Test-Tenant, in dem wir alles selbst konfigurierten, und wechselten erst am Ende in die Produktivumgebung.
Die dritte: Ein Teil des Backoffice-Teams leistete Widerstand gegen die Änderung. Die Haltung „Das haben wir schon immer so gemacht“ führte dazu, dass sich der UAT der ersten Welle um 2 Wochen verzögerte. Die Lösung: ein dedizierter Change-Champion im Team, der schon früh in die Wireframe-Phase eingebunden wurde.
Ergebnisse
Sechs Monate nach Go-live die Zahlen: Von den 23 identifizierten manuellen Übertragungen sind 18 entfallen, 3 teilweise automatisiert, 2 noch manuell (niedrige Priorität). Die Zeitersparnis im Backoffice beträgt insgesamt 22 Stunden pro Tag (etwa 3 Vollzeitstellen), umgeleitet in höherwertige Arbeit (Lieferantenmanagement, KPI-Analyse).
Die Zahl fehlerhafter Versandaufträge sank um 84 % gegenüber dem historischen 6-Monats-Durchschnitt (von 12–15 pro Monat auf 2–3). Das ISO-9001-Audit wurde bestanden; der Auditor hob das Audit-Trail-System ausdrücklich hervor. Die KPI-Dashboards sind in Echtzeit verfügbar; das Management-Team verfolgt sie täglich (der monatliche Excel-Bericht entfällt).
Stack
Wir wollten uns nicht von der Technik blenden lassen: Wir wollten konkrete Lösungen für konkrete Prozesse. Der gestaffelte Rollout war entscheidend — hätten wir alles auf einmal umgestellt, wäre der Betrieb wahrscheinlich zum Stillstand gekommen.
COO — Logistikunternehmen
Das Zitat steht stellvertretend für typisches Kundenfeedback; es handelt sich nicht um ein wörtliches Zitat.
Weitere
Internes Dashboard für über 200 Nutzer mit RBAC und SAP-S/4HANA-Integration, Next.js + Microsoft Entra ID SSO. Die wöchentliche KPI-Berichterstellung sank von 6 Stunden auf 0.
Details lesenWir haben die manuelle Lead-Bearbeitung und die E-Mail-basierten Kundenprozesse durch einen Next.js-Webshop auf einem WooCommerce-Katalog und einen n8n + OpenAI Lead-Klassifikator ersetzt. Der Vertrieb gewann pro Person täglich 30–40 Minuten Verwaltungszeit zurück.
Details lesenDie Case Studies basieren auf realen Projekten und wurden auf Wunsch unserer Kunden anonymisiert. Die Zahlen sind Näherungswerte; konkrete Geschäftsdaten bleiben vertraulich.