Ein detaillierter Vergleich dreier Workflow-Automatisierungsplattformen: Preise, Self-Hosting, Integrationszahl, Vendor-Lock-in und fünf Praxisempfehlungen.
Prozess zur Plattformauswahl
Workflow-Inventur, Volumenschätzung, Sensitivity-Mapping. Ein bis zwei Wochen in der Discovery-Phase.
Zwei bis drei mittelkomplexe Workflows auf allen drei Plattformen. Free-Tier oder ein bezahlter Monat reichen aus.
Task-, Operation- und Execution-Kosten für das tatsächliche Volumen über einen Drei-Jahres-Horizont, inklusive Infrastruktur.
Zweiwöchiger Parallelbetrieb im Shadow-Modus, danach ein schrittweiser Cutover — typischerweise 20-40 Personenstunden pro 50 Workflows.
Workflow-Automatisierung läuft 2026 am Markt überwiegend auf drei Plattformen: Zapier (der Pionier, mit den meisten Integrationen), Make (visuell am saubersten, der Nachfolger von Make.com / Integromat) und n8n (mit Self-Hosting-Option, der Liebling der Entwickler). Es lohnt sich, alle drei zu kennen — die Wahl ist jedoch eine projektbezogene Entscheidung, keine unternehmensweite. Bei einem KMU ist es völlig normal, wenn das Marketingteam mit Zapier und das Tech-Team parallel mit n8n arbeitet.
Dieser Artikel bietet einen Deep-Dive zu allen drei Plattformen, ihren jeweiligen Stärken und Schwächen sowie fünf konkreten Use Cases mit passender Empfehlung. Die Zahlen und Benchmarks spiegeln den Stand Q1 2026 wider; der Markt verändert sich schnell, daher lohnt sich eine Überprüfung auf den offiziellen Pricing-Seiten.
Der Markt hat sich seit 2020 grundlegend verändert. Drei Haupttrends:
Die strategische Positionierung der drei Plattformen:
Zapier wurde 2011 gegründet und ist bis heute die marktführende SaaS-Integrationsplattform. Sie bietet über 6000 Integrationen, die meisten davon vollständig gelöst (Auth, Webhook, Error Handling). Die No-Code-Oberfläche ist tatsächlich No-Code: Ein Business-User kann einen Workflow wie „neuer Lead kommt in HubSpot an → Slack-Nachricht → Zeile in Google Sheet" in 10 Minuten zusammenbauen.
Zapier arbeitet mit Zaps: Ein Zap = ein Trigger + eine oder mehrere Actions. Das Pricing ist task-basiert: Jede Action-Ausführung entspricht 1 Task. Bei einem Zap wie „Stripe → Slack + Google Sheet + HubSpot" verbraucht ein Trigger 3 Tasks.
Trigger: Stripe new charge (0 Task, kostenlos)
Aktion 1: Slack-Nachricht senden (1 Task)
Aktion 2: Zeile zu Google Sheet hinzufügen (1 Task)
Aktion 3: HubSpot-Kontakt aktualisieren (1 Task)
Gesamt: 3 Tasks / Ereignis
Ein KMU-typisches Volumen (50 Kunden/Tag × 3 Tasks) ergibt monatlich 4500 Tasks — das ist im $50-Starter-Tier enthalten. Bei zehnfachem Volumen wird bereits der Professional-Tier ($73-103/Monat) benötigt.
| Tier | Task/Monat | Monatspreis | Use Case |
|---|---|---|---|
| Free | 100 | $0 | Einzelnutzer, Hobby |
| Starter | 750 | $19.99 | Kleinunternehmen, 2-3 Workflows |
| Professional | 2,000-50,000 | $73-289 | Standard-KMU |
| Team | 50,000+ | $103-799 | 3+ Nutzer, Sharing |
| Company | Unbegrenzt | $1,000+ | Enterprise-SLA |
Hinweis: Die Zapier-Task-Zählung ist nicht überall intuitiv. Auch ein Filter-Step kann einen Task verbrauchen, ebenso ein Lookup. Für eine konkrete Budgetschätzung lassen Sie eine Woche im Free-Tier laufen und prüfen Sie die tatsächliche Nutzung im Tasks-Panel.
Make (ehemals Integromat) ist in seiner Architektur modularer aufgebaut. Die „Operation"-basierte Zählung ist feingranularer als bei Zapier (ein Webhook-Trigger = 1 Op, ein Data-Lookup = 1 Op), und komplexe verzweigte Workflows lassen sich im visuellen Scenario-Editor besser handhaben.
Make arbeitet mit Scenarios. Ein Scenario ist ein frei verknüpfbarer Modul-Graph — nicht zwangsläufig linear. Mehrere Trigger, mehrere Pfade, Aggregatoren und Iteratoren werden allesamt nativ unterstützt.
Webhook-Trigger (1 Op)
↓
Router (0 Op)
├─ Pfad A: Slack-Nachricht (1 Op)
├─ Pfad B: HTTP GET Vendor-API (1 Op) → JSON-Parse (1 Op) → DB-Insert (1 Op)
└─ Pfad C: Filter (0 Op) → E-Mail senden (1 Op)
Das Pricing ist operation-basiert, und jede Modul-Execution entspricht 1 Op. In der Regel günstiger als Zapier bei vergleichbarem Volumen.
| Tier | Op/Monat | Monatspreis |
|---|---|---|
| Free | 1,000 | $0 |
| Core | 10,000 | $9 |
| Pro | 10,000 | $16 |
| Teams | 10,000 | $29 |
| Enterprise | 1M+ | Individuell |
Günstiger als Zapier bei vergleichbarem Volumen. Bei 20,000 Ops/Monat (~200 Scenario-Executions/Tag, durchschnittlich 3 Ops) liegen die Kosten bei ~$30-50/Monat. Bei Zapier wären es für dasselbe Volumen ~$80-100.
n8n (ausgesprochen „n eight n", eine Abkürzung für „nodemation") läuft self-hosted oder auf n8n.cloud. Verfügbar unter der Sustainable Use License — Open-Source-Code, wobei eine konkurrierende, CRM-ähnliche kommerzielle Nutzung eingeschränkt ist. Für KMU und Endnutzer ist es zu 100 % frei nutzbar.
n8n-Workflows lassen sich als JSON exportieren und in Git ablegen. Das verändert das Workflow-Management grundlegend: Code-Review, Branch-Deploy und Environment-Promotion funktionieren allesamt.
# n8n-Workflow (vereinfacht)
nodes:
- name: Webhook
type: n8n-nodes-base.webhook
- name: Validate
type: n8n-nodes-base.code
parameters:
jsCode: |
if (!$input.item.json.email) throw new Error("Missing email");
return $input.item;
- name: OpenAI Classify
type: n8n-nodes-base.openAi
- name: HubSpot Create
type: n8n-nodes-base.hubspot
connections:
Webhook: [Validate]
Validate: [OpenAI Classify]
OpenAI Classify: [HubSpot Create]
Beim Self-Hosting ist das Pricing pro Execution unbegrenzt. Es zählen nur die VM-Kosten.
| Option | Kosten |
|---|---|
| Self-Hosted Community | $0 Lizenz + ~$10-50/Monat VPS |
| Self-Hosted Enterprise | $0-X Lizenz (individuell) + Infrastruktur |
| n8n.cloud Starter | $20/Monat (5 aktive Workflows, 5K Executions) |
| n8n.cloud Pro | $50/Monat (50 Workflows, 50K Executions) |
| n8n.cloud Business | $667/Monat (unbegrenzt, erweiterte Features) |
docker run -d --restart unless-stopped \
--name n8n \
-p 5678:5678 \
-v n8n_data:/home/node/.n8n \
-e N8N_BASIC_AUTH_ACTIVE=true \
-e N8N_BASIC_AUTH_USER=admin \
-e N8N_BASIC_AUTH_PASSWORD=$(openssl rand -base64 32) \
-e WEBHOOK_URL=https://n8n.example.com/ \
docker.n8n.io/n8nio/n8n
Caddy oder Nginx als Reverse-Proxy für HTTPS, Hetzner-Backup-Snapshot für die Disaster Recovery. Der gesamte Stack liegt unter ~$10/Monat.
| Aspekt | Zapier | Make | n8n |
|---|---|---|---|
| Anzahl Integrationen | 6000+ | 1500+ | 400+ (wächst schnell) |
| Self-Hosting | Nein | Nein | Ja |
| Vendor-Lock-in | Hoch | Mittel | Niedrig |
| No-Code-Fähigkeit | Exzellent | Gut | Mittel |
| Code-Erweiterbarkeit | Eingeschränkt (Code by Zapier) | Eingeschränkt (Custom Functions) | Exzellent (Code-Node) |
| Preismodell | Task-basiert | Operation-basiert | Pro Execution / unbegrenzt bei Self-Hosting |
| Einstiegspreis/Monat | $20 | $9 | $0 (self-hosted) / $20 (Cloud) |
| Kosten bei 100K Executions/Monat | $1000+ | $200-400 | $10-50 (Self-Hosted-VPS) |
| Komplexe Workflows | Schwierig | Einfach | Einfach |
| Onboarding | Einfach | Mittel | Steil |
| DSGVO / EU-Daten | Enterprise-Tier | EU-Hosting-Option | Self-Hosted, volle Kontrolle |
| Versionskontrolle (Git) | Nein | Nein | Ja (JSON-Export) |
| KI-/LLM-Unterstützung | Gut | Gut | Hervorragend (Ollama lokales LLM) |
| Vector-DB-Integration | Eingeschränkt | Eingeschränkt | Ja (Pinecone, Qdrant, pgvector) |
Ein KMU-typischer Workflow (200 Ereignisse/Tag × 5 Steps = 1000 Executions/Tag, ~30K/Monat):
| Plattform | Tier | Monatskosten | Kostenentwicklung |
|---|---|---|---|
| Zapier | Professional 50K Tasks | $103 | +12 % pro Jahr |
| Make | Pro 25K Ops | $16-29 | Stabil |
| n8n Cloud | Starter | $20 | Stabil |
| n8n Self-Hosted | Hetzner CX22 | $5-10 | Stabil |
Bei größerem Volumen (100K Executions/Monat, 500K-1M Ops/Monat):
| Plattform | Tier | Monatskosten |
|---|---|---|
| Zapier | Team 100K Tasks | $389 |
| Make | Teams 1M Ops | $99-149 |
| n8n Cloud | Pro | $50 |
| n8n Self-Hosted | Hetzner CX32 + Postgres | $20-40 |
Der Unterschied ist erheblich. Bei einem Volumen von 100K Tasks/Monat kostet Zapier 8- bis 20-mal so viel wie das selbst gehostete n8n.
Setup: CRM (HubSpot) → Slack-Benachrichtigung → Google Sheet → E-Mail-Versand. Standardintegrationen, keinerlei Custom-Logik. Das Marketingteam möchte den Workflow im Self-Service verwalten.
Volumen: 50-200 Ereignisse/Tag, 3-5 Steps/Ereignis.
Empfehlung: Zapier. Hier überzeugen die No-Code-Oberfläche und die über 6000 Integrationen. Die Mitglieder des Marketingteams bauen einen neuen Workflow in 30 Minuten. Die monatlichen Kosten von $50-100 sind unkritisch.
Alternative: Make-Core-Tier, falls die Zapier-Kosten zu hoch sind. Das Onboarding des Marketingteams nimmt dabei allerdings 2- bis 3-mal so lange in Anspruch.
Setup: Stripe-Webhook → bedingtes Routing → CRM-Update → Analytics-Event → Slack-Alert. Viele Verzweigungen, stellenweise Custom-Logik. Das Tech-Team verwaltet den Workflow, Marketing sieht ihn nur auf Monitoring-Ebene.
Volumen: 5000-50000 Ereignisse/Tag, 5-10 Steps/Ereignis, viel Branching.
Empfehlung: Make. Die operation-basierte Preisgestaltung und der visuelle Router sind günstiger als bei Zapier. Die Scenario-Architektur skaliert gut, und der Make-Pro-Tier ($16) reicht für den Einstieg völlig aus.
Alternative: Self-Hosted n8n, wenn das Tech-Team einen Git-Flow für die Workflows möchte. Mehr Setup-Aufwand, aber langfristig günstiger.
Setup: Internes CRM → Custom-API → öffentlicher Webhook → Audit-Log. Es werden Kundendaten (PII) verarbeitet, die nicht über SaaS-Anbieter laufen dürfen. Das Compliance-Team verlangt explizit Data Residency.
Volumen: 100-1000 Ereignisse/Tag, Audit-Log für jedes Ereignis.
Empfehlung: Self-Hosted n8n. Data Residency ist hier eine harte Anforderung. Die SaaS-Alternativen bieten im Enterprise-Tier zwar eine EU-Region an, betrieben wird sie jedoch trotzdem von einem US-Unternehmen. Mit selbst gehostetem n8n verlassen die Daten nie den eigenen Server.
Alternative: Der Make-Enterprise-Tier mit EU-Hosting-Option, sofern das Compliance-Team dies akzeptiert. Zapier kommt hierfür ebenfalls nicht infrage.
Setup: Eingehende E-Mail → LLM-Klassifizierung → CRM-Update → Slack. Der KI-Teil arbeitet mit einem Custom-Prompt und ist variabel. Prompt-Feinabstimmung wöchentlich, manchmal täglich.
Volumen: 100-2000 Ereignisse/Tag.
Empfehlung: n8n oder Make. Beide verfügen über ein starkes LLM-Modul. Der Vorteil von n8n: Der Prompt lässt sich nach Git exportieren, und im Code-Node lässt sich komplexes Pre- und Post-Processing umsetzen. Bei Make ist die Einbindung des Marketingteams einfacher.
Alternative: AI by Zapier — funktioniert, allerdings sind die Prompt-Iterationen in der Zapier-UI langsamer.
Setup: Google Analytics → Datenaggregation → E-Mail-Versand mit formatierter Tabelle. Einmalig, geringes Volumen. Ein neuer Workflow pro Monat.
Volumen: 1-3 Ereignisse/Tag.
Empfehlung: Zapier. Der kostenlose Tier mit 750 Tasks/Monat deckt den Bedarf hier vollständig ab. Setup-Zeit: 30 Minuten. Sollte der Bedarf wachsen, tun $20/Monat nicht weh.
Alternative: Der Make-Free-Tier — ebenfalls gut geeignet, mit etwas komplexerem Setup.
Die Migration zwischen Automatisierungsplattformen ist nicht trivial, aber auch nicht unmöglich. Die folgenden Praktiken stammen aus den Erfahrungen von 3-5 unserer eigenen Migrationsprojekte:
Die häufigste Migration. Gründe: Kostensenkung und/oder DSGVO.
Typische Migrationsdauer: 20-40 Personenstunden für 50 Workflows.
Seltener, aber nach ähnlicher Logik. Die Scenario-Struktur von Make liegt näher an n8n als der lineare Flow von Zapier.
Selten. Grund: wenn die Wartung des Self-Hostings teurer geworden ist als ein SaaS-Tier.
Wir raten unseren Kunden zu selbst gehostetem n8n, wenn:
Ansonsten gilt: Zapier für das Marketingteam, Make für die Workflows des Tech-Teams. Für KMU mit geringem Volumen ist Zapier die sicherste Wahl — die Setup-Kosten sind minimal, und ein Pilot mit dem Free-Tier kostet nichts.
Tipp: Wenn Sie gerade erst anfangen, wählen Sie keine „unternehmensweite Plattform". Starten Sie mit 2-3 Plattformen, bauen Sie mit jeder 1-2 Workflows und entscheiden Sie dann anhand der tatsächlichen Nutzung. „Alles auf Zapier" oder „alles auf n8n" sind voreilige Entscheidungen.
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Es gibt keine „beste" Plattform — es kommt auf Projekt und Team an. Für KMU mit geringem Volumen ist Zapier die sicherste Wahl. Für technisch starke Teams skaliert selbst gehostetes n8n besser. Bei mittelkomplexen Workflows ist Make der Kompromiss.
Die Plattformwahl umfasst 1-2 Wochen in der Discovery-Phase: Workflow-Inventur, Volumenschätzung, Sensitivity-Mapping, Team-Skill-Audit. Danach dauert der eigentliche Build 4-8 Wochen, und ab dann läuft es iterativ weiter.
Wenn Sie ein KI- oder Automatisierungsprojekt planen, besprechen wir im Discovery-Gespräch, welche Plattform zu Ihrem tatsächlichen Use Case passt. Die Plattformwahl dauert 1 Woche, die Implementierung 4-8 Wochen, der ROI ist innerhalb von 30-60 Tagen messbar.
Über den Autor
Corevanix Kft.
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